Psychiatrie clinique, biologique et thérapeutique

Politique relative aux données à caractère personnel

Publié le vendredi 18 mai 2018

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • le « responsable du traitement » : Europa Group ;
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’Europa Group;
  • les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects d’Europa Group;
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part d’ Europa Group Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés d’Europa Group que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, établissement bancaire, intervenants, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à Europa Group est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects d’Europa Group au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.

Europa Group met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Europa Group est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées d’Europa Group (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par d’Europa Group ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par d’Europa Group.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Europa Group et les clients et prospects.

4. Principes généraux & collecte des données

Aucun traitement n’est mis en œuvre chez Europa Group concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Les cas d’usage d’Europa Group sont les suivants :

Jeux & concours 

  • Toute démarche ludique destinée ou non à faire gagner un gain aux clients ou aux prospects d’Europa Group. Ils peuvent être réalisés on line ou off line. Directement d’Europa Group ou ses partenaires. Généralement les données collectées sont celles nécessaires à l’identification des participants et l’attribution des gains ou des lots.

Push media

  • Toutes démarches de nature commerciale, suivi commerciale. 
  • Prospection, généralement par courrier électronique, SMS, téléphone…Les données sont collectées selon les cas d’usage en opt in ou en opt out

Évènement

  • Manifestations physiques organisés par Europa Group ou auxquelles Europa Group participe ou sponsorise.
  • Les données sont généralement colletées lors de l’inscription à l’évènement (directement ou via un partenaire) ou lors de l’évènement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, applications mobiles dédiées, …)

Medias sociaux

  • Toutes opérations de social selling. Elles regroupent notamment le recueil de données liées à des inscriptions, posts, likes, reply et forwards, commentaires, avis …

Communautés 

  • Toute communauté organisée par Europa Group ou pour son compte et qui lui sont dédiées (ex : Beer time, fan voice…). 
  • Les données sont nécessaires pour faire vivre la communauté

Cookies 

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et prospects par une modification de la présente politique. 

5. Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d'usage) 

  • Identification (nom, prénom, pseudo, …) 
  • Photo lorsque vous nous accordez ce droit
  • Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire
  • Données bancaires si nécessaire (en cas de vente en ligne)

Données techniques (selon les cas d'usage)

  • Données d’identification (IP)
  • Données de connexion (logs notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation

6. Origines des données

Les données relatives à nos clients ou prospects sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).

La collecte peut aussi être indirecte : 

  • via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs d’Europa Group Dans ce cas Europa Group prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées ;
  • via du parrainage. Dans ce cas le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne.

7. Finalités et bases légales

Selon les cas, Europa Group traite vos données pour les finalités suivantes :

  • gestion de la relation client (GRC)
  • gestion de la relation prospect (GRP)
  • community management
  • souscription à des services
  • achat en ligne
  • gestion des demandes de désinscription et de désabonnement;
  • gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ;
  • conservation des données relative aux obligations légales de sécurité ;
  • amélioration des services et enquête de satisfaction ;
  • analyse comportementale et ciblage ;
  • statistiques ;

Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime d’Europa Group de disposer de données concernant ses clients et ses prospects.

Lorsque c’est nécessaire d’Europa Group recueil le consentement des personnes.

8. Destinataires des données – habilitation & traçabilité

Europa Group s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes

  • le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
  • le personnel habilité des sous-traitants.

Destinataires externes 

  • les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ;
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
  • l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;
  • le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein d’Europa Group sont soumis à une obligation de confidentialité. 

Europa Group décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Europa Group n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Europa Group n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par Europa Group au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

 
Traitement
 
 
Durée de conservation
 
 
Données relatives aux clients
 
 
Pendant la durée des relations contractuelles Europa Group, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
 
 
 Données relatives aux membres et utilisateurs
 
 
Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par Europa Group et 1 an après la dernière intervention
Cookies : 13 mois
 
 
Données relatives aux prospects
 
 
3 ans à compter de leur collecte Europa Group ou du dernier contact émanant du prospect
 
Données techniques
 
 
1 an
 
Données bancaires
 
 
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
 
 
Lutte contre le blanchiment
 
 
5 ans

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et qu’Europa Group n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

10. Droit de confirmation et droit d’accès

Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à Europa Group la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées. 

Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • être formulée par écrit à l’adresse suivante : Europa Group, 19 allées Jean Jaurès, 31015 Toulouse Cedex 6 ou à l’adresse e-mail contact@encephale.com

Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès d’Europa Group Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Europa Group pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.

Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. 

Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. 

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. Mise à jour – actualisation et rectification

Europa Group satisfaire aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

12. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale. 

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Europa Group et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

13. Droit à la limitation

Les clients et prospects sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Europa Group est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

14. Droit à la portabilité

Europa Group fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux même, sur des services en ligne proposés par Europa Group elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

15. Décision individuelle automatisée

Europa Group ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

16. Droit post mortem

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse contact@encephale.com ou par courrier postal à l’adresse suivante Europa Group, 19 allées Jean Jaurès, 31015 Toulouse Cedex 6, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

17. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. 

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Europa Group explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

18. Droit d’usage

Europa Group se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus. 

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse d’Europa Group autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive d’Europa Group (analyse d’usage, statistiques, etc.).

19. Sous-traitance

Europa Group informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, Europa Group s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. 

Europa Group s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, Europa Group se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. Sécurité

Il appartient à Europa Group de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

21. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Europa Group s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD. 

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Europa Group

  • en avisera les clients et prospects concernés ;
  • communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

22. Registre des traitements

Europa Group en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Europa Group, en tant que responsable du traitement.

Europa Group s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

23. Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : 

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 
Tél : 01 53 73 22 22

24. Evolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des salariés par tout moyen défini par Europa Group, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

25. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants contact@encephale.com

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.

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